Annak, aki elméleti megközelítést alkalmazva szeretné a folyamattervezés lépéseit megtenni, ajánljuk a 2000-es évektől az üzleti folyamatok szervezésével kapcsolatban BPM, azaz Üzletifolyamat-kezelés eszköztárának átböngészését. A BPM elősegíti a hatékonyságot az újítások és rugalmasság felé való törekvés és a technikai integráció során, és folyamatosan próbálja meg tökéletesíteni a folyamatokat. Épp ezért "folyamat optimalizációs folyamatként" is lehet értelmezni.
Az üzleti folyamatok újjászervezésének célja:
„Az újjászervezés – valójában – az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése, drámai javulás elérése céljából, a szervezetek olyan lényeges teljesítménymutatóiban, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság.” (Michael Hammer, James Champy)
Erre mindenkinek szüksége van, főleg olyan cégeknek, amelyek kritikus állapotban vannak, vagy stagnálnak, de előrelátó a jövő szempontjából, illetve amelyek piacvezető cégek.
Üzleti folyamatok leírására szolgáló eszközök lehetnek például:
1. Szöveges leírások
2. Táblázatos leírások
3. Grafikus ábrázolások.
És most egy kis sokk. A grafikus ábrázolásoknak számtalan módja létezik, amelyeket érdemes áttanulmányozni. Ilyenek az UML diagramok, az eseményvezérelt folyamatlánc (EPC), illetve a(z) Business Process Model and Notification (BPMN).
És még egy sokk, amiért többen ehhez nem fognak majd hozzá:
A BPM tevékenységeket hat csoportba lehet sorolni: előrelátás, tervezés, modellezés, végrehajtás, monitorozás és optimalizálás. Ezeket a tevékenységeket egymás után kell elvégezni újra és újra, ekkor fog rendesen működni.
Igen, sok munka van vele, de akkor is kell vele dolgozni, ha mi magunk akarjuk a tutit véghezvinni, és olyan modellt felállítani magunknak, ami csak a miénk. De látni kell, hívjuk bárhogyan is a módszert, amivel a folyamatainkat foglaljuk keretbe, megéri megtenni, hiszen nem vitatkozni szeretnénk, nem megróni munkatársainkat, nem bocsánatot kérni, hanem közös erővel együtt dolgozni és a jövőbe tekinteni.
Ehhez persze olyan szemléletre is szükség van, hogy ez vezéreljen.
