Hozd lendületbe a vállalkozásodat

2012-t írtunk, amikor úgy gondoltam, hogy érdemes lenne a tudásomat és ambícióimat egy saját cégbe fektetni, azonban az akkori 500.000 forintos törzstőke gondolata, illetve az alapítással járó egyéb kiadások kedvemet szegték egészen addig, amíg egy ismerősöm ismerőse nem ismerte fel ezt az igényemet és ajánlott egy ésszerű megoldást.

Ő átadja nekem a cégét, cserébe szavatolja, hogy nincsenek csontvázak a szekrényben.

Én megörültem, hogy belekezdhetek valami nagyba, valami jobba, valami másba.

Hát megköttetett a szerződés. Elindult a felfedezés.

Be kell valljam jó volt. Nap nap után, hónapról hónapra szembesültem a vállalkozói lét csodáival és buktatóival, a megannyi sztereotípiával, ami ezen a féltekén uralkodik és azzal a jóval, amit mások megismerése okoz.

És eltelt majdnem egy év, mikor is kopogtatott a postás. Bár ne tette volna. A borítékban az a fajta dolog várt, ami igencsak kihozott a sodromból. Aki ismer, az tudja, fát lehet a hátamon vágni. De nem most. Az előző tulaj felbontott anno egy szerződést, ami után kötbért kellett volna fizetni a mi adásvételünket megelőző 1,5 évvel ezelőtt. De nem tette. Az átadott dokumentumokban, könyvelési anyagban, sőt beszámolóban sem volt benne. Ugyan az átvételkor segítséget kértem, de ez senkinek sem tűnt fel.

Így esett a nagy eset, hogy elkezdtem alkudozni. Majd jött a másik oldal. Én a felelősségemet kizártam. A másik fél nem mondta, hogy nem fogadja el. Én összekötöttem őket az előző tulajjal.

Eltelt fél év és jött a meglepetés. Egy fizetési meghagyás. Addig nem tudtam mi az. Akkor éppen beteg voltam, nem reagáltam. Bár tudtam volna, hogy reagálni kell.

Mert negyedév múlva jött a behajtás. És a súlyos huzavona. Az, hogy megszégyenülve, bizalmatlanul üljek az asztal előtt azon gondolkodva, hogy ki tenne velem ilyet. Én úgy élek, hogy úgy bánok másokkal, ahogyan szeretném, hogy velem bánjanak.

Jönnek az önismereti kérdések, a kiútkeresés és minden, ami ezekkel jár. Végeláthatatlan huzavona.

És eltelik megint negyedév. Megoldás nincs. Minden pénzt elvisznek. Még azt is, ami nincs a cégben.

És ekkor, egy új kapcsolat révén hallom, hogy van pozitív példa is. Az ő esetében több tíz...

Itt megállok egy pillanatra és újra megszégyenülve, bizalmatlanul állok az egész előtt és megint csak azon töprengek, hogy mit szúrtam el...

A konklúziót rábízom mindenkire saját elképzelése szerint.

De VAN POZITÍV PÉLDA. Én azt rontottam el, hogy a segítség nem volt profi. Azóta megismertem egy társaságot, akik jól csinálják, hitelesek. Bár anno rájuk bíztam volna. Vagy tőlük vettem volna.

A Lehetőség Menedzsment blog 3 éve indult. Nem az volt a cél, hogy az olvasói szám és kommentek száma az égig érjenek, hanem az, hogy elindítsunk egy gondolatfolyamot. Arról, hogy hogyan érdemes gondolkodni. Hogy milyen előnyei és hátrányai lehetnek bizonyos szemlélettel összefüggő kérdéseknek, vagy éppen a stratégia hiányának.

Ezen időszak alatt mi is fejlődtünk, voltunk lelkesebbek, vagy kevésbé azok. Váltottunk ruhát, hoztunk szakirodalmat, vagy csak éppen egy-egy érzést osztottunk meg veletek.

Köszönjük mindenkinek, aki hozzászólásával, megjegyzéseivel segítette az utat!

Mai témánk a cégmenedzselés, legalábbis annak vázlata, amelyet a A Cégmenedzselés Kézikönyve című könyv tartalomjegyzékéből nyertem ki. Részletes tartalomjegyzék

Nézzük végig, hogy a szerző szerint melyek a legfontosabb ismérvek, amikor a Cégtervezés, kivitelezés témakörében gondolkodik:

II. FEJEZET - CÉGTERVEZÉS, KIVITELEZÉS
1. A VÁLLALKOZÓI LÉT NAGY KÉRDÉSEI
2. VÁLLALKOZÁS INDÍTÁS ELLENŐRZŐ CSEKKLISTÁJA 
2.1.    Személyes hozzáállás
2.2.    Marketing
2.3.    Működési, termelési, gyártási, szolgáltatási feltételek
2.4.    Pénzügyek indulásnál
2.5.    Gazdaságossági számítások
3. A CÉGFEJLESZTÉS ALAPJAI
3.1.     Stratégiai tervezés
3.2.     Rendszer szemléletű cégfelépítés
3.3.     A pénzügyi rendszer felépítése és működtetése
3.4.     Kontrolling
3.5.     Cash flow menedzsment
3.6.     Iratkezelés
3.7.     Kintlévőség-kezelés
4. A CÉGFEJLŐDÉS KORSZAKAI
5. TULAJDONOSI PÉNZÜGYEK 

Ismét találkoztam olyan cégekkel, akik sajnos a lista felét sem tudnák kipipálni. Pár hónapja említettem, hogy elkezdtem egy egyesület munkájába bekapcsolódni - igen, egy egyesület életében is hasonló pontok mentén érdemes gondolkodni, és a helyzet hasonló. Vajon a felelős vezetők miért nem veszik a fáradtságot, hogy megfelelő ismeretekkel felvértezve, azt gyakorlatban alkalmazva tervezzék és működtessék szervezeteiket? Ötlött fel bennem újra a kérdés. Folyton ezt a témát kell körbejárnunk. Prsze ismerem a válaszokat, vagyis leginkább a kifogásokat.

A héten kaptam egy pénzügyi tervet. Megdöbbentem. Nagyjából a következő volt: "a célok elérését úgy tervezzük, hogy működünk, van egy táblázatunk, ahol a bevétel, kiadásokat vezetjük, az egyik alkalmazott bére X, és az izéköltség Y, ezen felül a tulajdonosok Z arányban osztják meg a profitot." És ez így volt leírva. Kicsit hosszabban, két bekezdésben, az email szövegében. 2014-ben ilyen pénzügyi terv születik?

Egyrészt elkeserítő, másrészt örülök, hogy még sokáig lesz munkám. Amíg ilyen tervek születnek, addig én sem dőlhetek hátra.

Most térjünk vissza, az említett civil szervezethez, akiket egyébként külön fajként, csecsemőként kezel a nagyvilág. Az ő pénzügyi tervüket láttam. Mert ugyan nem volt mögötte, pl. stratégiai tervezés, vagy nem voltak kontrolling pontok beállítva, de volt pénzügyi tervük. Excelben. Színesen-szagosan. Ebből azért, már igazi munkát is meg lehetett kezdeni.

Az utóbbi hetekben egy érdekes projekten dolgoztam, ami keretében egy "rendszert" kellett felépítenem egy induló "vállalkozáshoz". Kezdhetném ott, hogy "Egyszer volt, hol nem volt...", de azért nem szaladnék ennyire messzire.

Nyilván pontos részleteket nem oszthatok meg, mivel üzleti titoknak minősülnének,azonban azt elmondhatom, hogy a "megbízó" nagyon hamar rájött, mennyire is jó az, ha akár csak beszélünk is arról, hogy mit is képzelt el.

Az időszak alatt legalább háromszor átbeszéltük, hogy pontosan mi is az elképzelés, és alakítottuk ki rugalmasan, hogy az elképzelés hogyan önthet valóságos formát. Kicsit varázslás ez, kicsit tudomány, és mindezek mellett még számos egyéb más területet is érint, legyen szó arról, milyen formában és hogyan éri meg megvalósítani, milyen és hány ember szükséges a munka elvégzéséhez, stb. Sokszor tűnik úgy, hogy ehhez egy egész csapat kellhet. És valóban: sok tudást és még több kompetenciát igényel egy ilyen "munka".

Habár összességében 10 óránál többet nem foglalkoztunk a rendszer megvalósításával, mégis az eredmény miatt úgy tűnik, mintha napokat bajlódtunk volna vele.

A titok az, hogy mi ezzel foglalkozunk, így gyorsabban kerülünk képbe, és tudjuk, hogyan is érdemes nekiállni.

És az eredmény számokban:

Alig 1,5 hét alatt elkészült egy 20 oldalas rendszerleírás, amit szép és egyben hasznos folyamatábrák tarkítanak, ahol a feladatok pontos leírása mellett a felelősségek és határidők (5 pozíció), illetve a beszámolós módja is megtalálhatók, így a tervezési szakasz lezárult. 

Most jön az a rész, hogy a "vállalkozó" kezében az "útikönyvvel" megteszi a hőn áhított lépéseket és kiderül, érdemes volt-e ebbe az utazásba belefognia.

Legközelebbi bejegyzésemben összeszedem, hogy milyen kérdésekre kerestük a választ az első találkozáskor.

Neked milyen rendszered van?

Vasárnap, a jól megérdemelt pihenés napja... sokatokhoz hasonlóan én is most jutok el oda, hogy a hét nagy híreit átböngésszem és az alábbi sorokat találtam egy cikkben:

"Az összesen 1,13 milliárd euró értékű közfinanszírozásból, amelyet a magánpartnerek hasonló összeggel egészítenek ki, először olyan projekteket fognak támogatni, amelyek az emberek életminőségét és az európai ipar nemzetközi versenyképességét hivatottak javítani. Hogy milyen témák tartoznak ide? Például a cukorbetegség és különféle szembetegségek új kezelési módjai vagy a hidrogénmeghajtású közúti járművek tucatjainak bevezetése, illetve a hidrogéntöltő állomások kiépítése." - írja a Piac&Profit a Horizont 2020 – Pályázható az első egymilliárd euró című online cikkében (Forrás).

Sokat gondolkodtam az utóbbi félévben a pályázati lehetőségeken. Azokon, amik voltak és azokon, amelyek várhatóak. Főleg azért, mert legalább 2 hetente megkapom a következő kérdést: Érdemes-e pályázni?

Sajnos jó válaszom erre a kérdésre nincsen. Főleg nem most. Rengeteg negatív érzésem van az egésszel szemben, miközben hülye lennék, ha figyelmen kívül hagynám az ismerőseim körében "sikeres" pályázatokat. Anno, ez egyik előző munkahelyemen 2 pályázatot is nyertünk. És nem úgy, hogy fogtuk a pályázatot, majd a kiíráshoz igazítottuk a tervet, hanem éppen úgy, ahogyan azt kell. Megvolt az ötlet, elkészült a terv és a véletlen is úgy akarta, hogy legyen egy ilyen pályázat.

Nem tudom, hogy a következő 7 éves ciklusban lesz-e ilyen, de én bízok benne, hogy igen. Mert ez a 2 megnyert pályázat anno, nagyon jó eredményeket hozott annak a cégnek. Azóta is volt "közöm" 1-2 pályázathoz, ahol felemásak az érzések. És sajnos tanúja voltam annak is, hogy lehet átverni azt, aki bízik abban, hogy egy 5000 forint körüli összegért -nevezzük pályázati regisztrációs díjnak- cserébe talán majd az ő párszázezer forintos ötlete lesz kitüntetve... De sajnos nem így lett. 2 ilyen esetről is hallottam. Szörnyű.

De a vezetőnek nem az a dolga, hogy feladja. A lényeg: előre. Ha valaki nem érzi biztosnak a pályázati forrásokat, keressen más utat. Mindenki a saját vérmérséklete szerint cselekedjen, úgy fog jó megoldást találni, és talán nem szalad bele olyanba, amivel bakot lőhet.

Szerintetek mivel fogjuk szemben találni magunkat? hangzott a kérdés ezen bejegyzés első részének végén. Nos, a válasz bonyolultra sikeredett és sok mindenben vissza fogok nyúlni az előző bejegyzés felvetéseihez.

"Jövő: ebben az esetben azzal, ha a stáb egy része kicserélődik, új erőforrások és ötletek kerülnek terítékre, amelyek szorosan illeszkednek a múlt célkitűzéseivel és a felállított keretek egy részével. Az sem árt, ha a "know-how", ha van, megmarad és a kulcsfigurák segítségével újul meg szervezet. Nem dobunk ki semmit, de felmérjük, mi az, ami működik, mi az, ami működhetne máshogy, és mi az, amit jegelni kell." Ebben a kérdésben a folyamat során nem sikerült előre haladnunk, ugyanis az alábbi tényezőkkel találtuk szemben magunkat:

• az egyesületi létforma különlegessége, előnye és egyben hátránya is egy olyan demokratikus magatartásforma amely egyszerre vonja be, ruházza fel a résztvevőket hatalommal, míg rögvest esélyt is teremt a halogatásra, dolgok elodázására, ezzel a folyamatok megnyújtására.
• a kulcsfigurák szándéka sokszor nem egyezik a szervezet szándékaival, és ezen sok áll, vagy bukik, ugyanis, ha ezt rosszul kezeljük, akkor falak maradnak, vagy átláthatatlan területek.
• a jó szándék kevés.

Éppen ezért egy olyan magatartásformát vettünk fel mi is, ami közelebb áll a civil szektor által megszokotthoz, miközben próbáljuk képviselni az üzleti életben megtanult hatékonyságot.

Talán érzitek, de eddig még nem mondtam ki, a papírmunka egy része lezárult, azonban a folyamat elején vagyunk még. Szóval valószínűleg még jelentkezni fogok újabb benyomásokkal.

Ti dolgoztatok már együtt civilekkel? Milyen tapasztalataitok vannak velük?

Tombol a kánikula. Remélem már nem sokáig! Így is elég nehéz megtervezni, hogy mit is fogok, illetve fog a cégem nyáron csinálni, de most még ez is. Meleg van. Melegem van. Nem csak nekem, hanem a kollégáimnak is, akik a strand gondolatával vagy a hűs klíma áldásával kacérkodnak.

Tervezek szabadságra menni, de még nem most. Most nem lehet. Előbb a munkatársak. Előbb a partnerek. Előbb... Vajon, ha nem leszek is fog-e működni a cég? 1 hét telefon és internet nélkül. Megengedhetem ezt magamnak?

Gondolom, ezek neked is ismerős  kérdések. A válasz egyszerű: IGEN!

Ha jól felépített rendszeren van és olyan kollégákkal vetted magadat körbe, akivel értitek egymást, akkor nem lesz gond. Te is pihenhetsz! Te is emberből vagy! Te is dönthetsz úgy, hogy elmész nyaralni! Már, ha döntesz. Egy ideje boncolgatjuk már, hogy gyakorlatilag minden a döntéseinken múlik.

Határozd el magadat és vidd végig!

Jó, jó, de hogyan készüljek rá?

Egy cikkben az alábbi jó tanáccsal látnak el:

"Medvey Leila is maga mögött képes hagyni a banki feladatokat. Azt vallja, hogy ha az ember tudatos a munkájában és felelősséggel látja el azt, akkor nem kell pánikhelyzetekre vagy tűzoltásra készülnie. A szabadságot pedig mindig úgy kell tervezni és szervezni, hogy valóban kikapcsolódást és merőben más impulzusokat nyújtson. Nem is kellett még soha nyaralást félbeszakítania munkahelyi problémák miatt. "Azt gondolom, hogy ha egy terület igazán jól szervezett, akkor erre azért kicsi az esély, hacsak nem áll elő valamilyen extrém helyzet, akkor pedig elkerülhetetlen.""

Egy régi cikk is a fentieket erősíti, ebből egy részlet:

""Egy jó vezetőnél a nyaralás alatti helyettesítés könnyű kérdés, mert egy jó vezető úgy fejleszti az embereit, hogy azok képesek legyenek nélküle is boldogulni. Különösen, ha csak egy vagy két hétről van szó. Általában nem a legjobb vezetők közül kerülnek ki azok, akik azt gondolják, hogy pótolhatatlanok és nélkülözhetetlenek. Pont attól lesz valaki jó vezető, hogy erős csapatot épít saját maga köré, és el tud menni pár hét szabadságra" - hangsúlyozza Cservenyák Tamás."

Szóval szabadságra fel! Menj helyettem is ;)

A következő hetekben egy igen nagy kihívással nézünk szembe, ugyanis "külsősként" egy egyesület átadás-átvételi folyamatába fogunk bepillantást nyerni, természetesen önkéntes alapon, azért, hogy a folyamat a lehető leghatékonyabban, gyorsabban és profibban menjen keresztül. Azt gondoljuk, ehhez megvan a megfelelő hátterünk és tudásunk, így szívesen nézünk ezen kíhívás elé.

Mondanom sem kell, előre is kíváncsi vagyok, hogy hogyan fogja ezt a munkát a jelenlegi és a következő stáb összehangolni, miközben egy új rendszer van készülőben.

Te elgondolkoztál már azon, hogy ha most valakinek bepillantást engednél a szervezeted, céged életébe, vajon ő mit látna? Fel vagy-e készülve arra, hogy a rendszered górcső alá vegyék? Tudsz-e számolni azzal, hogy az esetleges hibáid felszínre kerüljenek?

Ahhoz, hogy ez a folyamat beindulhasson először is meg kell nézniük, mi a mostani állapot, mit kell tudni a múltról, és hogy az új stábnak melyek az elképzelései.

Jelen: ebben az esetben egy olyan szituációval találtuk szemben magunkat, hogy maga a szervezet konkrétan tevékenységet erőforrások és ötletek hiányában már fél éve nem végzett. Természetesen a törvényileg előírt kötelezettségének megfelet, kereste a pályázati lehetőségeket, miközben a tagok bevonásával keresett alternatívákat a jövőbeni lehetőségek azonosítására. Viszont van az a pillanat, amikor valami már nem akar működni, ekkor érdemes elgondolkodni arról, hogyan lehet ezt a helyzetet túllendíteni.

Jövő: ebben az esetben azzal, ha a stáb egy része kicserélődik, új erőforrások és ötletek kerülnek terítékre, amelyek szorosan illeszkednek a múlt célkitűzéseivel és a felállított keretek egy részével. Az sem árt, ha a "know-how", ha van, megmarad és a kulcsfigurák segítségével újul meg szervezet. Nem dobunk ki semmit, de felmérjük, mi az, ami működik, mi az, ami működhetne máshogy, és mi az, amit jegelni kell.

Múlt: és a másik nagy kérdéskör a múlt, ugyanis látni kell, hogy ennek milyen hozadéka lesz, pl. a működésre, adminisztrációra és számonkérhetőségre vonatkozóan.

Várom, milyen új tapasztalatokat hoz nekünk ez az eset, vagy éppen miben erősíti meg az eddigi tapasztalatainkat.

Szerintetek mivel fogjuk szemben találni magunkat? Várjuk a kommenteket!

Reggel, mint mindig előveszem a fontosnak és/vagy elolvasásra ítélt leveleket és hírleveleket.

Igen. Olvasok hírlevelet. Pontosan azért, mert nem tudhatom, hogy mi vált ki majd a "fejemből" egy nagy ötletet, vagy mi hozza meg azt a felismerést, hogy AHA.

És igen, hagyom, hogy reggelente kezdésként összefüggéstelenül cikázzanak a gondolataim. Szóval vissza a témához!

A Piac és Profit hírlevelében 8+1 pontban összeszedték a sikerreceptet, vagy afelé hajazó tippeket, hogyan lehet a céges költségeket csökkenteni. Ezek a következők:

1. Mindenki dolga
2. Érhető elvárások
3. A „spanyolviasz”
4. Kontrollált beszerzések és eszközhasználat
5. Okos eszközök
6. Szortírozás
7. Kevesebb energia
8. Verseny
9. Barter

Gondoltam megkérdezlek Titeket, hogy Ti ezek közül mit használtok? Nektek vajon mi vált be?

Segítségként én leírom az idei "változtatásainkat" azzal a megjegyzéssel, hogy állományban csak 1 fő van, a többiek bedolgoznak, szóval ez a kiadásokat is jelentősen csökkenti. Így az előző években már maga a struktúra is segített a költségek csökkentésében, továbbá, már csak 1 helyről szerezzük be a napi munkavégzéshez szükséges dolgokat, elismerjük az otthonról végzett munkát, sőt, kifejezetten szeretjük, ha itt is meg tudjuk fogni a pénzt. Ehhez idén hozzájött még egy kis kaland a bankkal (cirka 3,5 óra), amikor egy jobb "csomagra" váltottunk. Természetesen a barter gondlatban folyton ott van, de a hatékonyságát nagyon fel kell mérni, ahogyan azt is, hogy a már másoknak bevált dolgok tényleg működőképesek-e nálunk?

Szóval hogyan látjátok? A felsorolt kategóriák tényleg eredményesek, vagy eddig csak többletmunkát generáltak? Vajon a cégetekben mindenki elkötelezett a cég jövőjét illetően, így maga is takarékoskodik a céges erőforrásokkal vagy sem?

Az általam már említett Roóz József könyvben található egy ábra, amely nagyon jól összefoglalja a döntéshozatali folyamatot, miszerint a döntéshozatali folyamat 3 részfolyamatból áll és 6 mozzanatból:

Ha megnézitek ezt az ábrát, - szerintem egyértelmű, hogy az egyes folyamatok és mozzanatok mit is jelentenek, így nem fogom ezeket részletezni - akkor jól látható a már említett folyamatszemlélete a döntésnek, azaz, hogy időben nem egy pillanatra összpontosul, és hogy bizonyos erőforrásokra (ide értem most például a variánsokat is) „támaszkodik”.

Attól még, hogy ezeket a folyamatokat tudatosan végigjárjuk is, hozhatunk rossz döntéseket. Szerintem minden vezető talál a szekrényében ilyet.

Egy tipikus példa a folyamat szemléltetésére:

Évekkel ezelőtt - még az előző munkahelyemet- több értékesítővel is együtt dolgoztunk, mondván, mi magunk nem értünk ahhoz, hogy értékesítsük a szolgáltatásinkat. Az értékesítőink jól képzett, szolgáltatás-értékesítésben jártas, motivált és eredményorientált kollégák voltak. A szervezetben figyeltünk arra, hogy már a kezdetekkor megadjunk minden segítséget, így nagy hangsúlyt fektettünk az orientációra, a szervezet és a szolgáltatások megismerésére, arra, hogy a „szakmai hátteret” is értsék annyira, hogy 1-1 felmerült kérdést vagy kifogást kezelni tudjanak. Ráadásul számos erőforrást is rendelkezésükre bocsátottunk. Mindezek ellenére ¾ év alatt ebből a csatornából új vevő nem keletkezett, így el kellett azon gondolkodni, hogy ezzel a helyzettel mit is lehet, érdemes kezdeni, azaz ez volt a A döntési helyzet felismerése.

A döntés előkészítése során megnéztük, hogy milyen lépéseket és hogyan tettük meg? A célok, amelyeket kitűztünk, egyértelműek voltak-e, illetve reálisak? Jól átgondolt stratégiával és kommunikációval közelítettük-e meg ezt a kérdést? Illetve, hogy milyen problémás pontok voltak a fenti időszakban? Azaz adatokat gyűjtöttünk, strukturáltunk, dolgozó elégedettségmérés keretében tártuk fel a szükséges információkat és belső „interjúkkal” kerestük meg az egyes vizsgálandó területeket.

Ezek után következett a A döntési variánsok értékelése mozzanat, amikor is az előző lépés adatait először akciótervekhez használtuk fel, majd az egyes akciótervek között rangsort építettünk a saját elképzelésünknek megfelelően. Ebből nagyszerűen kitűnt, hogy hol romlott el a dolog, és szembesülni kellett azzal, hogy számos vezetői döntés hibás volt, ugyanakkor pedig a felelősség megoszlott abban a tekintetben, hogy az értékesítők sem adtak visszajelzést időben a saját megélt nehézségeikre, így gyakorlatilag ezeknek az lett a közös eredménye, hogy ez a csatorna csak erőforrások emésztett fel, de hozadéka nem volt.

Variáns 1: a feláldozott erőforrások ellenére új stratégiával folytatjuk az értékesítést.

Variáns 2: az értékesítést háttérbe szorítjuk, megválunk egy kollégától.

Variáns 3: az értékesítést újra gondoljuk, addig megválunk a kollégáktól, és majd később, kb. fél év múlva újra belevágunk.

Gondolom te is érzed, hogy végtelenül leegyszerűsítettem a fentieket, de azért nagy vonalakban erről volt szó.

A döntés során kiválasztottuk a legjobbnak ítélt variánst. Majd az Utasítás a megvalósításra mozzanatban megtettük a szükséges lépéseket. És ami igazán fontos, fél év és 1 év elteltével is értékeltük a döntésünket.