Több beszélgetés során találkoztam azzal a ténnyel, hogy 3-8 fős cégek egyáltalán nem rendelkeznek a folyamatokkal kapcsolatos leírásokkal, esetleges „kézikönyvvel” arra vonatkozóan, hogy hogyan is kell egy feladatot A-Z-ig végig vinni.
Ezzel több probléma is van:
- egyrészt így a feladatok nem lesznek világosak az egyes munkakörökben,
- másrészt pedig adott esetben az ellenőrzés során elvész, hogy ki a felelős a feladat elvégzéséért, és így ha valahol megakad, nem lehet követni.
- Továbbá, mivel kaotikus, hogy ki mit csinál – igen, már 3 főnél is kaotikussá válhatnak a teendők, gondoljunk csak arra, hogy egy 3 fős cégnél van olyan, aki egyszerre sokszor 3 pozíciót tudhat magáénak-, így valószínűleg nem a legoptimálisabb módon használják ki az erőforrásokat.
- És ugye ebből következik, hogy olyan dolgokra szánnak pl. időt, mint egyik legértékesebb erőforrást, amit hasznosabb dolgokra is fordíthatnának.
- Vagy tegyük fel, hogy a cégnél szükség van munkaerő felvételére. Hogyan tudjuk az ő pozícióját megtervezni, ha nem látjuk, mi is zajlik igazán a cégben.
Persze tudom én a választ: adhoc módon, majd kialakul…
De megkérdezem én: komolyan szeretnénk csinálni azt, amit csinálunk, és a lehető legjobban, vagy csak úgy elvagyunk, mint hal a vízben?
„A folyamat: egy, vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká, vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő illetve felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.” (Arthur R. Tenner, Irving J. DeToro) szól a folyamat hivatalos megfogalmazása.
Fontos, hogy tisztázzuk, abban az esetben, ha már 2 ember dolgozik együtt is érdemes az alapvető folyamatokat valamilyen módon keretbe foglalni, és az együtt dolgozók számának növekedésével kell egyre komolyabban végiggondolni, hogy hogyan is nézzenek ki, melyik a leghatékonyabb, bizonyos munkakörök hol kapcsolódnak be, kié a felelősség, milyen erőforrásokat tervezzünk hozzá, stb.
És természetesen nem csak folyamatokban, hanem rendszerben is érdemes gondolkodni, ugyanis, ha nincs egy rendszer, akkor azt tovább bontani sem tudjuk, így az sem tervezhető, hogy egy feladat hogyan megvalósítható.
